Come organizzare la propria scrivania per lavorare al meglio
Si dice che una scrivania disordinata appartenga sempre a un gran lavoratore. Ma è davvero così? Fogli sparpagliati, biro, faldoni accatastati rappresentano in realtà un impedimento a svolgere con efficienza il proprio lavoro. Ed un pessimo messaggio rivolto a chi si approccia a noi. Sia esso un cliente o un collega. Ecco come organizzare al meglio la propria scrivania
Eliminare il superfluo
La prima fase per ordinare qualsiasi cosa è l’eliminazione del superfluo: documenti inutili, oggetti vecchi o doppioni (le famose 30 penne sparse ovunque o cataloghi ed elenchi vecchi di anni che riempiono i cassetti).
Un portapenne ordinato è in grado di contenere giusto qualche biro, una matita, un paio di evidenziatori, una pinzatrice, una levapunti e un cancellino. Non vi serve altro per lavorare, tutto il resto potete riporlo in un cassetto.
Postazione di lavoro ergonomica
Si passano 8 ore e più seduti davanti alla scrivania, per cui è molto importante che la posizione che si assume sia quella corretta per evitare mal di schiena e altri dolori articolari.
In base alla propria altezza e lunghezza degli arti si deve regolare la seduta: i gomiti devono appoggiare senza che le spalle si sollevino. I piedi devono appoggiare completamente al pavimento mentre cosce e parte inferiore delle gambe devono formare un angolo di 90 gradi rispetto al pavimento, evitando così punti di compressione che ostacolano la circolazione del sangue.
La seduta dovrebbe essere ergonomica, con schienale regolabile o supporto lombare, i braccioli, se ci sono, non dovrebbero incastrarsi con il piano della scrivania.
Come disporre gli strumenti di lavoro
Il primo passo che dovete compiere è posizionare il computer a una delle estremità del tavolo. Se siete mancini, il monitor e la tastiera vanno appoggiati sulla destra e viceversa, lasciando il lato corrispondente alla cosiddetta mano “forte” il più libero possibile. Tenete anche il telefono nella stessa zona: così facendo raccoglierete la cornetta e utilizzerete il tastierino con maggiore naturalezza.
Lasciate spazio a sufficienza tra voi e la tastiera, in modo da poter appoggiare entrambi i gomiti sul tavolo per una scrittura più confortevole. Acquistate un mouse senza fili, è meno ingombrante di quelli tradizionali e potete spostarlo con maggiore facilità quando non vi serve.
Libera la mente dalle informazioni inutili
Se tenete un documento o tanti post-it sparpagliati ovunque per ricordarvi i diversi impegni è più utile segnarli in un’agenda e buttare i vari appunti.
Organizzate quotidianamente una lista delle cose da fare (To do list) buttando gli appunti e depennando man mano che fate le cose, affidandosi a poche ma sicure memorie esterne, in modo da non perdere 10 minuti per trovare l’appunto che vi ricorda cosa fare. La mente sarà più libera di concentrarsi sul lavoro effettivo.
Trovare uno spazio d’archiviazione
L’80% dei documenti archiviati non viene più ripreso in mano. Se è possibile trovate uno spazio a portata di mano in modo che i documenti possano essere raggiungibili velocemente e ben catalogati in caso di ricerca. In questo modo potrete tenere a portata di mano solo le pratiche su cui state effettivamente lavorando. Queste possono essere accatastate una sopra l’altra sul lato opposto rispetto a quello del monitor, formando tre o quattro gruppi non troppo voluminosi, divisi per priorità o per argomento, a seconda di come preferite. Così facendo tutto lo spazio centrale della scrivania sarà libero, e potrete sfruttarlo al meglio per ogni vostra esigenza.
Allestire uno spazio personale
Una foto, una piantina nell’angolo..qualcosa di vostro scalda l’ambiente lavorativo e permette di lavorare in modo più rilassato ed efficace…. Con al vostro fianco qualcosa che vi è caro, la giornata trascorrerà certamente meglio!
Ovviamente senza esagerare. Il maxi poster della famiglia attaccato al muro dietro di voi o la collezione di souvenir delle vacanze sotto il monitor è meglio lasciarli a casa…
Riordinare prima di andare a casa
Dedicate 2 minuti a sistemare la scrivania prima di andarvene, riciclando i documenti che non servono e archiviando i lavori conclusi. Ricominciare il giorno dopo con una postazione ordinata vi farà sentire meno stressati e vi darà più carica per affrontare la giornata!
